Työntekijäkokemuksen kehittämisen työkalupakki: Työntekijämatkan hyödyntäminen
Blogisarjan osa 3/3
Tässä blogisarjan päätösosassa hyppäämme tarkastelemaan sitä, kuinka työntekijämatka (employee journey) voi toimia tehokkaana ja innostavana työkaluna työntekijäkokemuksen kehittämisessä.
Mikä ihmeen työntekijämatka?
Työntekijämatka on yksinkertaisuudessaan työkalu, joka auttaa visualisoimaan ja ymmärtämään paremmin työntekijöiden kokemuksia työsuhteen eri vaiheissa, aina ensimmäisestä työpäivästä sen päättymiseen saakka. Työkalu kannustaa asettumaan työntekijöiden asemaan ja tarkastelemaan erilaisia kokemuspolkuja heidän näkökulmastaan.
Näin voidaan paremmin ymmärtää, mitä työntekijät ajattelevat ja tuntevat työsuhteensa aikana - mikä puolestaan auttaa tunnistamaan mahdollisia kehityskohteita ja parantamaan työntekijäkokemusta käytännön tasolla. Työntekijämatkaa läpi kävelemällä huomaa selvemmin asioita, joita ei ehkä tulisi edes mieleen jos katsomme kehittämistä ainoastaan HR-prosessien tai vaikka esihenkilön näkökulmasta.
Työntekijämatka onkin työkalu, jonka avulla voimme suunnata valokeilan suoraan työntekijöihin ja heidän kokemuksiinsa. Työkalun käyttöön liittyy vahvasti työntekijöiden äänen kuuleminen. Oli se sitten eläytymällä ja empatisoimalla, yhteiskehittämällä tai erilaisiin kokemuksiin syväsukeltamalla työpajojen tai haastattelujen avulla.
Tässä soveltuu erinomaisesti usein toistamamme ohjenuora: Työntekijäkokemusta ei kehitetä työntekijöille vaan yhdessä työntekijöiden kanssa.
Jotta voidaan luoda parempaa työntekijäkokemusta, on ensin ymmärrettävä mikä on kaikkein tärkeintä ihmisille omassa organisaatiossa
Miten lähteä liikkeelle
Työntekijämatkaa voi hyödyntää eri tavoilla ja eri menetelmillä. Olemme yksinkertaistaneet askeleet, joiden avulla lähteä liikkeelle. Tämänkin työkalun kanssa kannattaa lähteä uteliaasti testaamaan, oppimaan ja löytämään omaan organisaatioon parhaiten sopiva tapa.
1. Tunnista kriittiset hetket
Ensimmäinen askel on tunnistaa ne prosessit tai osa-alueet, joissa työntekijöiden kokemus on kaikkein ratkaisevin. Usein työntekijän kokemuksia lähestytään työntekijän elinkaarta miettimällä ja näistä hetkistä on toki hyvä aloittaa. Suosittelemme kuitenkin kokemuksien laventamista laajemmaksi. Tarkasteltavia kokonaisuuksia voivat olla esimerkiksi työsopimuksen solmiminen, ensimmäinen työpäivä, perehdytys, kehitys- ja tavoitekeskustelu, perhe- tai opintovapaalta paluu, tehtävän muutos, esihenkilön vaihtuminen, pitkä sairasloma tai irtisanoutuminen.
2. Valitse ja visualisoi
Valitse aihe, jota haluat tarkastella lähemmin. Valinta on tärkeä perustua työntekijöiden palautteisiin tai esimerkiksi strategiassa nostettuihin tavoitteisiin.
Työntekijämatkan keskeinen idea on visualisointi, jolloin jokin osa-alue kuten rekrytointiprosessi jaetaan kronologisesti janalle pienempiin kohtaamispisteisiin työntekijän näkökulmasta katsoen. Kohtaamispisteistä muodostuu kandidaatin kokemusmatka, joka voi sisältää esimerkiksi työhakemuksen lähettämisen, haastattelut, valituksi tulemisen, työsopimuksen tekemisen ja ensimmäisen työpäivän. Visualisointi janalle auttaa hahmottamaan oleelliset tapahtumat ja niiden järjestyksen ennen kuin lähdetään keräämään työntekijäymmärrystä.
3. Kerää tietoa ja ymmärrystä
Kerää tietoa ja työntekijäymmärrystä valitsemastasi kriittisestä hetkestä tai vaiheesta - keskittyen toiminnan lisäksi myös työntekjiöiden kokemuksiin, ajatuksiin ja erityisesti tunteisiin.
Työpaja, jossa valittua kriittistä kokemusmatkaa kävellään läpi yhdessä reflektoiden on esimerkiksi oiva menetelmä. Tämän lisäksi myös kyselyt, haastattelut tai viime blogissa esitettyjen persoonien hyödyntäminen ovat hyviä menetelmiä työntekijäymmärryksen keräämiseen. Jo olemassa olevaa dataa on myös hyvä hyödyntää tässä kohtaa laajasti.
4. Tunnista tärkeimmät parannuskohteet ja kehitä yhdessä
Tutki löydöksiä ja tunnista ne kohtaamispisteet, joissa näkyy eniten haasteita tai epätyytyväisyyttä. Kokemukseen liittyvät vahvat negatiiviset tai positiiviset tunteet ovat usein hyvä indikaattori niin sanotuista kriittisistä hetkistä, jotka jäävät ihmisten mieleen ja vaikuttavat työntekijäkokemukseen pitkäkestoisesti. Näihin hetkiin kannattaa siis ehdottomasti keskittyä.
Hyödynnä tunnistettuja kriittisiä kehityskohteita toimintasuunnitelman laatimiseen. Tässäkin kohtaa kannattaa kehittää ratkaisuja kipupisteisiin yhdessä työntekijöiden kanssa sekä kerätä heiltä säännöllisesti palautetta kehityksestä. Seuraa toimenpiteiden vaikutuksia ja tee tarvittaessa muutoksia ketterästi.
Yhteenveto
Työntekijämatka on työkalu, jota voi käyttää niin isommassa kuin pienemmässä kehitystyössä. Esimerkiksi eräässä asiakasorganisaatiossamme tunnistettiin puutteeita perehdytysprosessia.
Kaikki viimeisen vuoden aikana aloittaneet uudet työntekijät haastateltiin syventyen perehdytyksen eri vaiheisiin visualisoitua työntekijämatkaa hyödyntäen. Kerätyn ymmärryksen pohjalta tunnistettiin keskeiset kipupisteet sekä kehityskohdat. Näin saatiin luotua selkeämpi perehdytysohjelma, joka vastasi paremmin työntekijöiden tarpeita. Yhdeksi kriittiseksi tekijäksi tunnistettiin myös esihenkilön tuki, joten lisäksi esihenkilöitä valmennettiin perehdytyksen kriittisistä hetkistä erityisesti työntekijöiden näkökulmasta.
Parhaimmillaan työntekijämatkan hyödyntäminen tuottaa syvällistä ymmärrystä siitä, miten työntekijät kokevat eri vaiheet ja hetket työsuhteensa aikana sekä ohjaa kohti tarvittavia muutoksia. Työntekijämatkan visualisointi ja läpikävely on hyvin käytännönläheinen ja työntekijälähtöinen kehittämisen tapa, joka korostaa empatiaa ja toisen näkökulmaan asettumista.
Fambition on erikoistunut ihmislähtöisemmän työelämän konsultointiin ja valmentamiseen.
Blogin kirjoittajat Laura Hannola ja Linda Rautanen ovat työntekijäkokemuksen konsultteja.
Haluatko saada ajankohtaisimmat uutiset ja lisää vinkkejä työntekijäkokemuksesta sähköpostiisi?
Tilaa meidän uutiskirje täältä!
